Column
Kosten besparen door automatiseren
Vaak leidt automatiseren van de administratie niet tot de gewenste en beoogde besparing. Dit kan meerdere oorzaken hebben. De eerste reden kan zijn dat de ondernemer het verkeerde programma heeft aangeschaft. Dan moeten telkens weer dezelfde gegevens worden ingegeven en zijn de integraties met andere delen van de administratie niet aanwezig of niet optimaal. De computer is dan een geavanceerde boekhoudmachine die alleen registreert, rubriceert en telt.
Een tweede, maar niet minder belangrijke, reden kan zijn dat het gebruik van het programma niet optimaal is. Vaak zoekt de ondernemer een deeloplossing die dan ook door de leverancier wordt geleverd. Dat deel is dan opgelost en er wordt vervolgens vaak bij een andere leverancier een andere deeloplossing gezocht en gevonden.
Moderne programmatuur is in staat om een totaaloplossing te bieden omdat nagenoeg alle functionaliteit daarin wordt geboden. Doch deze is duur en een ondernemer schrikt vaak van de prijs. Ook denkt hij dan vaak aan de automatiseringsprojecten die negatief in de krant komen. Toch zou hij er goed aan doen alle deeloplossingen zoveel mogelijk in dezelfde programmatuur te doen en later de integraties te optimaliseren. Het doel is uiteindelijk dat alle gegevens uit diverse administraties (orders, lonen, voorraad, projecten, productie, etc.) zonder dubbel werk rechtstreeks in de jaarrekeningen worden verwerkt.
Duidelijk is dat hierdoor de administratiekosten minder worden - ook de accountantskosten. Misschien is dat wel de reden dat een
accountant, tot welk vakgebied ook de administratieve organisatie (AO) behoort, hieraan vaak geen aandacht schenkt.
Op internet zijn de mooiste programma's in onderdelen beschikbaar. Het is alleen de kunst om op het juiste moment, met de juiste mensen, de juiste functies te gaan gebruiken tegen betaalbare tarieven.
Door Michel de Wolf BEc, Controller en vennoot MuldersGroep
website | twitter | facebook