Meetsma Advies structureert en verbetert bedrijfsprocessen

Veel bedrijven zijn ooit klein begonnen. De bedrijfsprocessen zijn echter vaak nog gebaseerd op de kleine startomvang van het bedrijf, wat de bedrijfsvoering qua efficiency niet altijd ten goede komt. Volgens Douwe Meetsma valt er voor veel bedrijven winst te behalen. Met zijn bedrijf Meetsma Advies analyseert hij bedrijven en brengt de structuur terug in de organisatie. 

Veel bedrijven die bij Douwe Meetsma aankloppen, willen in eerste instantie graag een ISO-certificering behalen ter voorbereiding op een aanbesteding. "Om deze certificering te kunnen behalen, betekent dit vaak dat bedrijfsprocessen helder in kaart moeten worden gebracht en moeten worden afgebakend. Vaak blijkt dan dat een bedrijf niet efficiënt is ingericht, omdat organisatiestructuren en bedrijfsprocessen niet altijd meegroeien met de dynamiek van een onderneming. Problemen die daardoor ontstaan, worden vaak provisorisch opgelost met een specifieke aanpassing in het bedrijfssysteem. Wanneer de noodzaak van deze aanpassing verdwijnt, blijft deze inefficiënte maatregel vaak wel gehandhaafd." Deze zogenoemde bedrijfsblindheid komt Douwe tegen bij verschillende afdelingen binnen bedrijven. "Je ziet het vaak bij de informatiestromen binnen een bedrijf. Een inkoper die bijvoorbeeld niet genoeg kennis over bepaalde materialen heeft, moet zijn inkoopaanvragen dan via een andere collega laten controleren. Maar wanneer deze inkoper het bedrijf verlaat en wordt vervangen door een inkoper die wel verstand heeft van materialen, is het niet langer nodig om de andere collega als controlepersoon te handhaven. Het weglaten van deze stap zorgt voor een efficiëntere bedrijfsvoering en de betreffende collega kan zich focussen op zijn of haar kerntaken. Bij een ander bedrijf was de controle van kostenfacturen niet centraal via het secretariaat geregeld, maar werd dit door de betreffende medewerkers gedaan. Door deze medewerkers de gegevens naar het secretariaat door te laten zetten zodat deze afdeling de controle kon doen, is de inkoopcontrole verbeterd. Soms helpen simpele en voor de hand liggende oplossingen al, maar als bepaalde processen jarenlang op een bepaalde manier worden geregeld is dat lastig om in te zien en patronen te doorbreken."

STROOMLIJNEN
Het invoeren van ISO-kwaliteitssystemen helpt al om knelpunten te analyseren en de bedrijfsprocessen te stroomlijnen. "Een ISO-certificering is niets anders dan aantonen dat bedrijfsprocessen goed georganiseerd zijn en dat deze processen ook continu worden verbeterd. Een groot deel van de vereisten voor diverse certificeringen is tot hetzelfde terug te brengen: het vereist dat organisatiestructuren en processen zijn vastgelegd en de taken en verantwoordelijkheden binnen een organisatie helder zijn gemaakt. Je kijkt welke middelen beschikbaar zijn en of deze goed worden ingezet. Feitelijk zijn dit allemaal basis bedrijfsvoeringseisen." Het resterende percentage betreft specialistische kennis, waarvoor Meetsma zonodig een van de deskundigen uit zijn jarenlang opgebouwde brede relatienetwerk consulteert. Zelf onderschrijft Meetsma de gedragsregels van de Orde van organisatiekundigen en -adviseurs (Ooa), de Vereniging van Professionele Zelfstandige Ondernemers (PZO) en de Nederlandse Vereniging van Opleidingsfunctionarissen (NVO2). Ook is hij opgenomen in het CRKBO register van Docenten en is hij tevens lid van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV).

ZELFVERKLARING
n sommige gevallen is een ISO-norm niet certificeerbaar en moet er op basis van de Nederlandse Praktijk Richtlijnen (NPR) een zelfverklaring worden opgesteld om de norm te mogen voeren. "Bedrijven die graag hun kansen bij aanbestedingen van (semi)- overheden willen vergroten, komen een stuk makkelijker door de procedure heen als zij aan de ISO 26000, de internationale norm op MVO-gebied voldoen", noemt Meetsma als voorbeeld. "Maar ook bij zo'n zelfverklaring is het belangrijk dat je alle bedrijfsprocessen hierop hebt afgestemd en dit ook aan kunt tonen. Hoe maak je bijvoorbeeld zichtbaar dat je mensenrechten belangrijk vindt of dat je bedrijf toegankelijk voor iedereen is? Het gaat erom dat je een duidelijk MVO-verhaal presenteert."

AANSCHERPING
Wanneer een bedrijf eenmaal aan de beoogde normen voldoet, is het zaak om up-to-date te blijven. Meetsma: "De ISOnormen zijn al jaren in beweging. Het is als bedrijf dus zaak om de bedrijfsprocessen hierop aan te blijven passen. Het is dan mijn taak om de aangescherpte criteria op een efficiënte manier te vertalen naar de bedrijfsvoering. Bij de nieuwe ISO 9001 en ISO 14001 wordt bijvoorbeeld nu ook gelet op de evaluatie van belanghebbenden. Een goede ondernemer heeft dit vaak al een heel eind op orde, maar vindt het lastig om dit op papier te zetten. Ik treed dan ook vaak op afroep op als kwaliteitsmanager waarbij ik de betreffende organisaties bij externe audits vertegenwoordig, interne audits uitvoer, de periodieke Management Reviews begeleidt en de contacten met certificerende instanties onderhoudt."

STRATEGISCHE ORIËNTATIE
Niet alleen bij aangepaste kwaliteitsnormen, maar ook bij organisatieveranderingen zoals een overname, een bedrijfsopvolging of het samenvoegen van twee afdelingen, kan het raadzaam zijn om de interne organisatie van een bedrijf kritisch onder de loep te nemen. Meetsma kan dan bijvoorbeeld als projectmanager een aantal dagen per week binnen een bedrijf de processen herstructureren of als interim-manager een korte periode overbruggen, bijvoorbeeld gedurende een sollicitatieprocedure. "Een van de voordelen van een fusie of overname is dat je efficiencyslagen kunt maken en kostenbesparingen kunt realiseren. Maar dan moet je deze ook wel echt doorvoeren. Bovendien kan een nieuwe directie of het samenvoegen van afdelingen frictie opleveren. De workshop Strategische Oriëntatie kan dan uitkomst bieden. Alle medewerkers krijgen praktische tips, handvatten en oplossingen aangereikt met als doel om alle neuzen weer dezelfde kant op te laten staan." Het kan ook voorkomen dat individuele MT-leden gebaat zijn bij coaching. "Dit doen wij bijvoorbeeld bij het begeleiden en ondersteunen van veranderingsprocessen en -trajecten. Overigens ben ik van mening dat iedere topmanager zich de ruimte zou moeten gunnen om, met een derde, vertrouwelijk over zijn/haar organisatie en/ of het eigen functioneren te kunnen spreken. Want dit komt zowel de betrokkene als zijn/ haar organisatie ten goede. Mens en kwaliteit dienen altijd centraal te staan."

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden die Meetsma Advies biedt? Maak eens vrijblijvend een afspraak via 055-3601892 of info@meetsma.nl of kijk op www.meetsma.nl