internationaal zakendoen

De do’s en dont’s van zakendoen met de buren

Grenzeloos zakendoen

Nederland is bekend als een logistiek land. De grootste inkomstenbron bedraagt de import en export van goederen en diensten van en naar het buitenland. Met name buurlanden België en Duitsland nemen een belangrijk deel voor hun rekening. Toch stuiten MKB-ers die zaken willen doen met de buren tegen een aantal barrières die onder andere worden veroorzaakt door taal- en cultuurverschillen. De redactie bezocht het congres Euregio Taalregio dat op vrijdag 1 oktober in Maastricht plaatsvond en zette voor u een aantal belangrijke aandachtspunten en valkuilen op een rij.

Je zou het misschien niet verwachten, maar taal vormt een steeds grotere barrière bij zakendoen met het buitenland. Wanneer je ten zuiden over de grens rijdt, lukt het in Vlaanderen - op de afwijkende woorden of het gebruik ervan na - nog redelijk om jezelf verstaanbaar te maken. En zolang je niet grappig probeert te zijn door het accent van je potentiële zakenpartner na te doen, zou je een heel eind moeten komen. De problemen beginnen pas ter hoogte van Brussel, waar Frans de voertaal is en dus ook de zakentaal. Over het algemeen blijft de kennis van de Nederlandse taal van de Walen achter bij die van de Vlamingen. Veel Nederlanders haken dan ook maar af, aangezien de Franse woordjes die voor het laatst op de middelbare school werden gesproken vaak niet voldoende zijn om tot een goede business deal te komen.

Dan lijkt Duits een betere optie. Toch zorgt ook de taal van onze oosterburen voor problemen. De meeste Nederlanders kunnen zich weliswaar prima redden in het Duits, maar het taalonderwijs op de middelbare school gaat achteruit, en ook het aantal aanmeldingen voor de studie Duitse taal en cultuur op universiteiten in Nederland kent al jaren een gestage daling. Wanneer straks een gehele nieuwe lichting jonge, enthousiaste ondernemers klaarstaat, is de kans dus groot dat zij een taalachterstand hebben. Met steenkolenduits kom je wel een heel eind wanneer je een dagje gaat winkelen, maar een opmerking zoals ‘Mein Enkel ist verschwickt’ doet een Duitser eerder informeren naar je kleinkind dan naar je enkel.

Germanen en Romeinen

Laten we uitgaan van het positieve en stellen dat de Duitse taal maar een paar valkuilen kent, zoals letterlijke vertalingen die resulteren in zinnen als ‘lass mal sitzen’ en ‘bitte platzen Sie sich’.

Maar naast taalinzicht is ook inzicht in de cultuur essentieel voor een goede handelsrelatie. Tegenwoordig wordt zakendoen in China enorm in de picture gezet, en iedereen snapt ook dat er tussen Europa en Azië cultuurverschillen bestaan. Minder bekend is dat de cultuurverschillen tussen Nederlanders en hun buren in sommige gevallen een handelsrelatie kunnen maken of breken.

Om meer inzicht te krijgen in deze verschillen is het belangrijk om te begrijpen hoe deze verschillen zijn ontstaan. Volgens Marie-Therese Claes, hoogleraar interculturele communicatie bij de Louvain School of Management, is West-Europa op te delen in een Romaans cultuurgebied (Frankrijk, Spanje, Italië, het Middellands Zeegebied) en een Germaans cultuurgebied (Verenigd Koninkrijk, Nederland, Duitsland). De Romaanse cultuur is afgeleid van de Romeinen, die rond 19 na Christus aan de macht kwamen in Noord-Europa. De Romeinen kenden slechts één machtcentrum, van waaruit alle besluiten werden genomen. Het gezegde ‘alle wegen leiden naar Rome’ volstaat. De Germaanse cultuur stamt af van de Germanen die hier ooit woonden. In de vierde eeuw veroverde de Franken vanuit het Oosten een groot deel van Noord Europa, waarbij de Romaanse cultuur werd verdreven. De grens van dit gebied liep door het huidige België, wat de aanwezigheid van drie officiële talen mede verklaart.

In tegenstelling tot de Romeinen kenden de Germanen geen centraal machtscentrum, maar was het gebied juist opgedeeld in meerdere grondgebieden met elk een eigen leider en eigen wetten. De nasleep van deze periode is nu nog steeds te zien: in Frankrijk is Parijs het epicentrum van de macht, terwijl Duitsland bestaat uit verschillende deelstaten. De machtsstructuren zijn dus sterk beïnvloed door deze bevolkingsmigratie.

Met verschillende volkeren als voorouder zijn er dus ook cultuurverschillen ontstaan die vandaag de dag nog steeds merkbaar zijn, waaronder binnen het bedrijfsleven. Binnen de Germaanse cultuur is het gebruikelijk om te zeggen wat je denkt, en dit wordt ook juist op prijs gesteld omdat je dan open kaart speelt. Ook zijn stiptheid, een systematische werkmethode, eerbied voor tijd en begrippen zoals ‘time is money’ gemeengoed. Binnen de Romaanse culturen is het daarentegen zeer ondiplomatisch en onbeleefd om te zeggen wat je vindt. Het is juist de kunst om tussen de regels door te lezen. ‘Ja’ betekent vaak ook geen ‘ja’ maar eerder ‘misschien’ of zelfs ‘waarschijnlijk niet’. Ook tijdstippen worden niet letterlijk genomen. Daarentegen neemt men wel uitgebreid de tijd om elkaar te leren kennen, bijvoorbeeld door middel van een uitgebreide zakenlunch. Overigens is het wel zo dat onze zuiderburen volgens Claes de laatste jaren wat aan het ‘vergermaniseren’ zijn. Meteen to the point komen scheelt namelijk tijd, en ook de zakenlunches worden wat korter.

Nederland – Duitsland

Volgens de theorie van Claes zouden de Nederlanders en de Duitsers dus behoorlijk wat cultuurovereenkomsten moeten hebben, maar toch zijn de onderlinge verschillen aanzienlijk volgens Lars Gutheil van de Nederlands-Duitse Handelskamer. De bestaande stereotypen en vooroordelen die Duitsers en Nederlanders over elkaar hebben, werken volgens hem niet altijd in het voordeel wanneer je de banden met de buren aan wilt halen (zie kader).

Als gevolg van al deze vooroordelen, is de kans op misverstanden en het overdragen van onbedoelde boodschappen dus groot. Onderstaande aspecten die bij een zakelijk contact horen worden door Duitsers en Nederlanders verschillend geïnterpreteerd:

Het stropdasfenomeen

In Duitsland speelt uiterlijk een belangrijke rol. Men gaat over het algemeen een stuk formeler gekleed dan tegenwoordig in Nederland gebruikelijk is. Zorg er dan ook voor dat je kleding en je auto de juiste uitstraling hebben als je op pad gaat.

• voorbereiding

Nederlanders willen elkaar tijdens een businessgesprek eerst leren kennen en komen pas later met een concreet voorstel. Duitsers zijn over het algemeen gericht op resultaten en zien het liefst aan het einde van het gesprek al een voorstel op tafel liggen. Ook zal een Duitser bijvoorbeeld in een email graag snel to the point komen, terwijl een Nederlander eerst beleefd informeert naar het welbevinden van de klant en niet verzuimt om vriendelijk af te sluiten.

• mondeling versus schriftelijk

In Nederland geldt dat een mondeling contract over het algemeen een oriëntatie is waar nog enige flexibiliteit in zit. In Duitsland wordt alles bij voorkeur schriftelijk geregeld, waarna er niets meer aan de afspraak dient te worden veranderd. Wanneer er dus ineens voor een andere leverancier wordt gekozen, kan dit wantrouwen creëren. Maak dus duidelijke afspraken over hoe flexibel een contract is.

• beleefdheid en titulatuur

In Nederland is het niet altijd gebruikelijk om je titel te hanteren, maar in Duitsland is dat juist wel aan te raden. Je komt dan over als een expert, wat zeker indruk maakt. Ook is het raadzaam om niet te snel over te stappen van Sie (u) naar Du (jij), want wanneer je gaat tutoyeren horen daar hele andere verwachtingen bij zoals een gezamenlijke lunch. Ook vinden de oosterburen het erg onbeleefd wanneer iemand waarmee zij informeel omgaan, ineens gaat onderhandelen. Verder is het niet gebruikelijk om over elkaars privé-leven te spreken.

• Prijs versus kwaliteit

Prijs en kwaliteit zijn voor zowel Nederlanders als Duitsers belangrijk, maar over het algemeen zal een Duister eerder voor kwaliteit kiezen, terwijl de Nederlander een gunstige prijs belangrijker vindt. Duitsers zijn sterk gefocust op kwaliteit, en deze moet ook goed zijn. Het is dus verstandig om de kwaliteit van je product of dienst te benadrukken.

Naast deze algemene punten, zijn er ook nog duidelijke verschillen in communiceren. Het eerste verschil heeft betrekking op omgang met medewerkers. Duitsers ontvangen graag instructies en willen duidelijkheid, terwijl Nederlandse medewerkers meer openheid, verantwoordelijkheid en flexibiliteit krijgen. Ook wordt er veel waarde gehecht aan evaluaties. In het verlengde hiervan vindt je in Nederland veel bedrijven met een vlakke hiërarchie en een consensus-mentaliteit. Iedereen mag zijn eigen mening inbrengen, wat de betrokkenheid van het team ten goede komt. In Duitsland wordt veel meer vastgehouden aan ‘Pflicht und Ordnung’. Iedereen kent diens plaats en diens taak. Duitsers zijn wat dat betreft ook een stuk objectiever en meer gericht op productiviteit, terwijl in Nederland juist naar de balans tussen productiviteit en sfeer wordt gezocht.

Conclusie

Het is essentieel om je voor te bereiden op culturele verschillen en je te verdiepen in de etiquette van andere landen. Wanneer je interesse uitgaat naar de oosterburen, zorg er dan voor dat je je talen beheerst en je taalgebruik aanpast aan degene die je voor je krijgt te staan. Stel vragen om tot een succesvolle dialoog te komen in plaats van een monoloog over je geweldige producten af te steken. Geef daarbij ook structuur aan het gesprek en bereid je dialoog voor. Werk naar je doel toe.

Voor contact met onze zuiderburen geldt: zorg dat je tijd investeert in het leren kennen van de klant en probeer tussen de regels door te lezen. Wanneer je het idee krijgt dat het niet gaat lukken, blijf het dan niet onnodig proberen.

Over het algemeen geldt dat naast kennis van de taal ook kennis van de cultuur noodzakelijk is. Maar zonder taal kom je als ondernemer al helemaal nergens. Verdiep je dus in beide aspecten en laat aan de klant zien dat je moeite doet. Dat wordt tenslotte binnen alle culturen gewaardeerd.

oost-gelderland business | nummer 6 | januari 2011

oost-gelderland business | nummer 6 | januari 2011

Roddelen over de buren

Nederlanders:

- geven altijd ongevraagd advies

- hebben gevoel voor humor

- zijn internationaal georiënteerd

- zijn pragmatisch

- zijn nieuwsgierig

- zijn oppervlakkig

- laten besprekingen eindeloos duren

- discussiëren altijd

- zijn progressief

- zijn vriendelijk

- zijn flexibel

- zijn op eigen voordeel bedacht

Duitsers:

- hebben geen humor

- zijn grootsprakerig

- zijn arrogant, weten alles beter

- zijn materialistisch

- zijn punctueel

- zijn ambitieus

- zijn betrouwbaar

- zijn professioneel

- zijn georganiseerd

- zijn gezellig

- zijn gastvrij, open

- zijn niet flexibel

oost-gelderland business | nummer 6 | januari 2011

Wie bang is om tijdens een handelsgesprek taalblunders te begaan, doet er goed aan om de boeken “I always get my sin” van Maarten H. Rijkens en “Lass mal sitzen” van Reinhard Wolff eens open te slaan.